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Como eliminar metadatos en Microsoft Office

Como eliminar metadatos en Microsoft Office

Es un hecho que actualmente la tecnología es parte de nuestra vida cotidiana  sin ella se dificulta el normal desarrollo de ciertas actividades, sobre todo reas cotidianas de oficina o como se escribe en ingles Office, sin embargo en un mundo interconectado donde se comparten documentos se debe tener cuidado con los metadatos.

Ya que los mismos al ser parte de los documentos de office, contienen información a veces oculta, no importa el programa que use ya sea Word, Excel, Power Point u otra aplicación, dichos documentos generados vienen con datos adicionales.

Esta información se conoce como metadatos y revelan atributos esenciales del documento como la fecha de creación, cuando fue modificado, nombre del creador entre otros.

Sin embargo, esto no es lo único que muestra, ya que solo sería apenas la superficie del documento, si se indaga mucho más se puede encontrar con otros elementos como comentarios, documentos que se desconocían con los que tienen algún tipo de asociación, versiones anteriores entre otros contenidos. 

Como eliminar metadatos en Microsoft Office

En varias ocasiones se pudo anexar un comentario oculto y sin querer o por ignorancia esta información se compartió, no obstante, ya están haciendo modificaciones al respecto para mejorar el uso de esta Tecnologia.

Con el lanzamiento de Office 2010 la empresa Microsoft ha incluido nuevas herramientas, como por el ejemplo el uso de un Inspector de Documento, el cual permitirá la búsqueda de estos datos ocultos o personales que genera el documento.

De esta manera se puede eliminar dicho contenido de una manera más sencilla y rápida y así evitar incomodidades o malentendidos.

Si creaste un documento de office independientemente del programa utilizado y quieres limpiarlo para no tener datos visibles u ocultos, antes de su eliminación es importante guardar una copia así tendrás el archivo original que puede servirte de utilidad más adelante.

Pasos a seguir

Una vez decidido a eliminar, lo que debes hacer primero es abrir la copia del archivo documento que vas a compartir a través de los siguientes pasos:

  1. Ir al menú Archivo.
  2. Seleccionar Información.
  3. Seleccionar la opción Comprobar si Hay Errores.
  4. Aparecerá un menú de tipo desplegable donde debes elegir Inspeccionar Documento, es aquí donde aparecerá otra ventana nueva con un varias opciones.

Es en esta ventana donde se pueden observar una serie de opciones donde hay varias marcadas y puedes desmarcar,  todo el contenido visualizado puede ser sensible al ser eliminado.

Pero podrás observar opciones marcadas como comentarios, versiones, anotaciones, información personal, texto oculto entre otras que no quisieras que se observaran si compartieras este documento.

Observa detenidamente la lista y comienza a dejar marcado lo que te interesa y desmarcado lo que no quieres que se observe, al realizar todos los pasos y ya decidiste sobre el contenido que debe estar haces clic en Inspeccionar.

El programa Office se encargará de buscar en ese documento una vez que termine la inspección mostrará el resultado de dicha  búsqueda,  si estas conforme presiona Quitar Todo por cada elemento a ser eliminado.

Puedes volver a realizar la inspección para asegurarse de que han sido suprimidos en su totalidad, de esta manera tienes un documento que puedes compartir sin inconvenientes de ninguna naturaleza.